过去大家聊 OA，聊的是“流程怎么配、表单怎么做、审批怎么跑”。而现在，热门话题明显变了：能不能让系统自己看懂内容、自动汇总、自动派活、自动追进度？
这波变化的直接原因，是主流平台把 AI 作为“主流程能力”塞进了协作与业务工具里：企业微信 5.0 推出智能搜索、智能总结、智能机器人等能力；钉钉侧则在 AI 表格、AI 听记、AI 搜问等方向持续强化。
下面这篇就按“你真的能落地”的方式讲：哪些场景最火、怎么搭一套可跑的智能 OA、以及最容易踩的坑。
文章导读
一、为什么最近“AI + OA + 低代码”突然变成热门？
1）OA 从“审批中心”变成“智能工作流中心”
以钉钉 AI 表格为例，它把表格做成“数据协作 + 视图/仪表盘 + 自动化”的底座，并强调用自然语言降低数据分析和搭建门槛。
2）企业微信的 AI 更贴近“管理者汇总/决策”
企业微信 5.0 的智能总结面向管理者“层层汇报耗时、信息失真”的痛点，支持自动整合群聊、文档、会议记录生成项目进展；智能搜索支持口语化提问并关联聊天、文档、会议、邮件等场景。
3）低代码真正变成“把 AI 能力装进业务流程的壳”
当 AI 已经能“理解文本、生成摘要、提取字段、触发提醒”，低代码的价值就更明确：把这些能力装配成你的审批、台账、工单、巡检、资产、人事流程，并用权限、审计、集成把它变成可控的企业系统。
二、最热的 6 个落地场景
这一节我把原来每段的“典型搜索：xxx”改成更自然的表达，但关键词意图还在，你可以直接发布。
场景 1：会议纪要 → 自动派工 → 自动追进度
- 用 AI 听记生成纪要与行动项，并同步到待办/日程/表格
- 团队最常卡在这一步：纪要里的行动项，怎么自动变成“可追踪的任务”（负责人、截止时间、提醒、进度回填）
钉钉 AI 听记支持“智能总结会议纪要、自动提取待办任务”等能力，目标就是把“说了什么”变成“要做什么”。
场景 2：群聊里信息太散 → 一键“项目进展总结”
- 管理者不再手工催“周报/日报”，而是让系统从群聊 + 文档 + 会议里自动抽取进展
- 你大概率会搜/会问：怎么把项目进展从各个群里自动汇总成一份能发出去的报告
企业微信 5.0 的智能总结主打自动整合群聊、文档、会议记录生成项目进展报告，用来减少“汇报损耗”。
场景 3：报销/采购/合同/用印 → “规则化自动分流”
- 金额、预算、供应商、合同类型触发不同审批路径
- 实操里高频问题是：会签/或签/加签/超时升级怎么配置，才能既合规又不拖慢
这类流程永远有量，而现在用户更进一步：希望能“识别发票/合同关键信息并自动填表 + 自动校验必填项”，把返工次数压下去。
场景 4：工单报修/巡检 → AI 自动分类 + 自动派单
- 来自表单/扫码/聊天的描述自动分类、匹配负责人、推送处理
- 现场部门最关心的其实是：怎么自动派单、怎么闭环统计、怎么复盘沉淀
钉钉 AI 表格强调用表格承载数据与流程，配合自动化实现“数据变动即触发动作”，很适合用来做工单闭环。
场景 5：知识库/制度/历史记录 → “能问、能找、能引用”
- 你需要的不只是“搜索”，而是能理解你要找什么、并给出可引用的答案
- 你会听到最多的一句是：新同事/一线同学能不能直接问：这个流程怎么走？这条制度在哪？
钉钉 AI 搜问被定位为企业知识资产的智能问答能力，强调整合数据源、支持更高效的信息查询。
场景 6：AI 表格/多维表 → 轻量业务系统（看板 + 指标）
- 把流程跑出来后，下一步一定是“看数据、追指标、自动预警”
- 运营负责人常见诉求是：能不能不用专门开发，就把审批/工单数据做成部门/项目仪表盘
AI 表格强调视图切换、仪表盘与数据可视化能力，用来把台账变成看板是最直接的落地方式。
三、30 天落地一套“智能 OA”的实操路线（照着做就能跑）
第 1 周：先定 1 条主流程（不要贪多）
建议从这三条里选一条：
- 报销（规则清晰、数据结构化）
- 工单/报修（闭环强、价值直观）
- 项目进展（汇总痛、管理层强需求）
输出物：一页流程图 + 3 张表（主表/明细表/人员与权限表）
第 2 周：把“AI 能力”插进关键节点
- 录入阶段：AI 提取字段/补全表单（例如从描述里提取“地点/设备/紧急程度”）
- 审批阶段：AI 生成摘要（让审批人 10 秒看懂）
- 结案阶段：AI 自动生成复盘与知识条目
（入口思路：企业微信侧围绕智能搜索/智能总结/智能机器人；钉钉侧围绕 AI 表格/AI 听记/AI 搜问。）
第 3 周：做 2 件“系统化”的事——权限与审计
- 角色权限：发起人/审批人/抄送/管理员/审计员
- 数据权限：按部门/项目/门店隔离
- 关键字段留痕：谁在什么时间改了什么
第 4 周：做集成
优先级建议：
- 组织架构同步（最影响体验）
- 待办/消息通知（最影响流转效率）
- 核心数据回写（最影响经营分析）
四、最容易踩坑的 5 件事
- 只做“流程”，不做“数据结构”：结果就是跑得动但统计不了。
- AI 输出没人负责校验：一旦进了财务/合同流程，错误成本很高。
- 权限设计靠“约定”：后期扩部门/扩业务会直接崩。
- 把“集成”当成最后一步：消息、待办、人员同步不通，系统必然没人用。
- 用 10 条流程硬堆一个 OA：不如先把 1 条流程做到“自动推进 + 可度量”。
常见问题（FAQ）
1）企业微信/钉钉做 OA，数据能不能沉淀成一套“可查询的业务库”？
可以，关键是别只做“流程”，要先做“数据模型”：主表（单据）、明细表（行项目）、维度表（组织/项目/门店等）。再把审批结果、状态流转、关键字段变更都回写到这套表里，后面报表和看板才有基础。
2）智能总结生成的内容怎么确保准确？需要人工审核吗？
建议把智能总结定位为“初稿”，尤其涉及金额、合同条款、人事变动等高风险内容时要有人确认。做法上可以加一层“提交前确认/审批前校验”，并把“引用来源/原文链接”保留，便于追溯。
3）AI 机器人能不能直接创建审批/工单/待办？权限怎么控制？
通常可以做到“机器人收集信息→生成草稿→用户确认后创建”，不要让机器人直接越权落单。权限上按“发起权限=用户本人”来设计，机器人只负责引导与填充，真正的发起人仍然是登录用户，审计也更清晰。
4）表单里附件（发票/合同/图片）怎么做结构化提取？
常见路径是：上传附件→触发识别/抽取→回填字段→人工校验关键字段（金额、税号、合同主体等）。同时要保留原附件与提取结果的关联，避免“字段对了但找不到原件”的合规问题。
5）多组织、多门店、多项目的权限隔离怎么设计最稳？
最稳的是“组织维度（部门/门店）+业务维度（项目/单据归属）”双层隔离。规则要写清：谁能看本组织、谁能跨组织协作、跨组织时哪些字段可见，并在数据层做约束而不是只靠前端隐藏。
6）领导想看全局，部门只能看自己的，怎么同时满足？
用“数据权限 + 视图/报表权限”组合解决：部门成员只能看本部门明细；管理层可以看全局汇总或全局明细（必要时做脱敏）。
7）审批里会签/或签/加签/转交/撤回怎么做才不乱？
先把术语定义成制度：会签=所有人同意；或签=任意一人同意；加签=追加审批人；转交=责任移交；撤回=发起人撤销流转。再把每种动作的“触发条件、权限、是否留痕、是否影响时效”写成规则表，避免口口相传。
8）超时提醒、自动催办、自动升级到上级怎么设置？
按“节点 SLA”配置：例如 24 小时提醒、48 小时升级、72 小时抄送审计。提醒要控制噪音：只对“未处理 + 关键节点”触发，并支持合并摘要。
9）报销如何做到“预算占用→付款进度→对账闭环”？
给报销单加状态链：预算占用（提交/审批通过）、付款申请（财务处理）、付款完成（回写凭证号/付款日期）。月底对账直接按“状态 + 凭证号”拉清单。
10）工单如何做到“受理→派单→处理→验收→复盘”闭环？
把“处理结果”标准化：解决方式、耗时、备件/费用、现场照片、验收确认。完结后自动生成复盘条目并沉淀到知识库，下次同类问题更快解决。
