钉钉和企业微信都是中小企业搭建OA的热门选择。它们的免费版本功能已经非常强大，能覆盖审批、考勤、公告、文件共享等核心需求，足够满足大多数50-300人规模企业的日常办公需要。
很多企业注册企业微信和钉钉后只用来聊天，没发挥出它们的OA潜力，导致效率提升有限。现在我们不谈复杂理论，只分享纯实操：钉钉和企业微信的免费OA功能怎么开、怎么用、怎么优化。跟着一步步做，1周内就能让团队用起来，办公更省心。
一、钉钉免费OA功能实操详解
钉钉以“智能移动办公”著称，免费版审批和流程功能特别强大，适合业务流程多的企业。
- 审批流程设置与使用（钉钉最强项） 钉钉自带强大审批引擎，免费版支持无限模板和实例。
- 路径：工作台 > 审批 > 新建审批。
- 内置上百种模板：请假、报销、出差、加班、采购、用车、合同审核等，直接启用或复制修改。
- 详细实操步骤：
- 选择模板后，点击“编辑”进入自定义模式。
- 添加/删除字段：如报销模板增加“项目编号”必填项。
- 设置审批人：支持固定人、上级主管、角色选择、多人会签/或签。
- 添加条件分支：例如“报销金额≤1000元自动通过，>1000元走部门经理，>5000元走财务总监”。
- 支持附件上传：员工手机拍照发票，直接OCR识别金额自动填充。
- 开启催办提醒：设置逾期自动推送消息或电话提醒。
- 审批完成后自动归档，支持搜索历史记录。
- 优化技巧：常用模板保存为“企业模板库”，全公司共享，避免每个人重复建。
- 考勤打卡配置与管理
- 路径：工作台 > 考勤打卡 > 考勤组设置。
- 支持多种打卡方式：WiFi、蓝牙、GPS定位、拍照打卡、人脸识别（免费版部分支持）。
- 详细实操步骤：
- 新建考勤组：按部门或岗位分组。
- 设置上下班时间：支持固定时间、弹性时间、排班制（适合工厂/零售）。
- 配置打卡范围：公司WiFi自动打卡，或地址半径100-1000米。
- 外勤设置：开启“自动外勤”模式，员工外出自动切换。
- 异常处理：迟到早退自动生成补卡审批流程，支持理由说明。
- 报表导出：一键生成月度考勤表，支持异常统计。
- 优化技巧：结合“节假日设置”，自动调整排班，避免手动改。
二、企业微信免费OA功能实操详解
企业微信背靠微信生态，最大优势是“员工零学习成本”，推荐客户管理需求强的企业使用。
- 审批流程设置与使用
- 路径：工作台 > 审批 > 新建模板。
- 内置模板丰富，支持外部客户发起审批。
- 详细实操步骤：
- 选择模板后编辑字段：添加自定义选项，如“项目类别”下拉菜单。
- 设置审批人：支持主管链、指定人、会签（多人必须全部通过）、或签（一人通过即可）。
- 添加条件跳转：根据字段值自动切换流程。
- 支持附件上传和消息提醒：审批节点可自定义推送内容。
- 外部客户发起：客户在微信直接提交报销或申请。
- 优化技巧：审批通过后自动生成待办任务，避免遗漏执行。
- 考勤打卡配置与管理
- 路径：工作台 > 打卡。
- 支持位置、WiFi、蓝牙打卡。
- 详细实操步骤：
- 设置打卡规则：固定时间、排班或弹性工时。
- 配置打卡地点：WiFi自动或位置范围。
- 外勤支持：拍照+位置上报，防止代打。
- 异常处理：自动提醒或生成补卡审批。
- 报表查看：支持按人/按部门统计迟到早退。
- 优化技巧：结合“节假日调休”自动调整规则。
三、钉钉和企业微信免费功能的进阶优化技巧
无论用钉钉还是企业微信，这些小技巧能让免费版发挥更大价值：
- 消息提醒优化：开启所有审批/打卡/公告的推送提醒，确保不漏信息。设置“仅工作时间提醒”，避免下班打扰。
- 强制使用习惯：宣布公司政策，所有正式审批、公告必须走平台，微信群只聊闲话。坚持1个月，员工自然习惯。
- 短视频培训：用手机录1-2分钟操作视频（审批提交、打卡方法），发公告让新员工学。
- 数据查看与分析：定期导出报表，看审批平均时长、考勤异常率，找出问题优化流程。
- 安全设置：定期清理离职员工权限，开启“离职继承”功能（客户联系人自动转给同事）。
- 日程与任务管理：用内置日程表安排会议，支持提醒；任务分配给个人，自动跟进进度。
四、免费功能的局限与补充建议
免费版能满足80-90%日常需求，但以下场景可能需要付费或第三方工具补充：
- 复杂自定义报表 → 用低代码工具（如宜搭、轻流）导出多维度数据。
- 合同/资产全生命周期管理 → 集成专业模块或付费版。
- 深度数据分析和仪表盘 → 开通高级版或外部BI工具。
- 高并发或超大规模 → 考虑付费版提升稳定性。
如果业务增长快，从免费版起步是最佳选择，成本低、风险小，后期再升级不迟。
五、常见问题FAQ精选
Q1：员工不爱用，怎么强制习惯？ A：先从领导做起，全公司公告“所有审批必须走平台”。坚持2周，结合小奖励（如“审批最快的部门进行表扬”），自然就用起来了。
Q2：审批流程太慢，怎么优化？ A：设置并行审批（多人同时批）和自动通过规则（小额报销无需领导）。定期查看报表，找出瓶颈节点简化。
Q3：外勤员工打卡难管理？ A：开启拍照+位置打卡，异常自动审批。结合“外勤路线”功能记录轨迹。
Q4：公告没人看，怎么办？ A：开启回执确认或签收，必须反馈才能算读。重要公告加@全体成员。
Q5：免费版够用吗？后期会强制收费？ A：免费版核心功能永久免费，够大多数中小企业用。付费主要是高级分析或超大规模支持。
Q6：数据安全有保障吗？ A：两大平台都是腾讯/阿里背书，数据加密存储，离职员工自动失效，安全性很高。
通过以上的分析，可以知道钉钉和企业微信的免费OA功能，已经足够让中小企业实现规范高效办公。从审批、考勤、公告起步，结合优化技巧逐步完善，就能明显感受到变化：审批更快、数据更准、协作更顺。
